Unternehmen unterliegen heute einem immer höheren Wettbewerbsdruck. Wer mithalten will, muss wachsen und Innovationen voranbringen. Hierzu bedarf es geeigneter Fachkräfte, nicht zuletzt im IT-Bereich. Dieser bildet die Grundlage für fast alle Geschäftsprozesse und schafft die für eine erfolgreiche Digitalisierung nötigen Voraussetzungen. Entsprechende Spezialisten zu finden wird allerdings immer schwieriger. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen haben Probleme, betreffende Stellen zu besetzen. Vielen Firmen fehlen auch die Ressourcen für einen eigenen IT-Experten. In beiden Fällen heißt die Lösung IT Outsourcing.
Was bedeutet IT Outsourcing?
Beim Outsourcing handelt es sich um eine Unternehmensstrategie, bei welcher bestimmte Teilbereiche, Leistungen oder Geschäftsprozesse eines Unternehmens mittel- oder langfristig an einen Dienstleister oder Zulieferer überantwortet werden. Information Technology Outsourcing bezieht sich auf die Übertragung von IT-Funktionen oder Unternehmensbereichen mit hohen IT-Anteilen an einen externen IT Service. Der Umfang und die Qualität der Dienstleistungen werden mittels vorheriger vertraglicher Vereinbarung, dem Service Level Agreement (SLA), festgelegt.
Welche Vorteile bietet das Auslagern der IT
Der wohl naheliegendste Vorteil des Outsourcings besteht in der Kostenersparnis. Unternehmen, die ihre IT auslagern, sparen Kosten für zusätzliche Mitarbeiter, einschließlich Rekrutierung, Einarbeitung, Training und Sozialleistungen. Zudem können sie feste IT-Kosten in variable Kosten umwandeln und damit ihr Budget effizienter nutzen.
Solche Auslagerungen können auch dann sinnvoll sein, wenn Unternehmen flexibilisiert und auf ihr Kerngeschäft ausgerichtet werden sollen. Teure oder selbst nicht effizient ausführbare Aufgaben werden an spezialisierte Dienstleister abgegeben. Diese übernehmen die volle Verantwortung für die jeweiligen Geschäftsprozesse, womit auch damit verbundene Instandhaltungs- und Entwicklungsmaßnahmen in ihren Zuständigkeitsbereich fallen. So können die auslagernden Unternehmen alle verfügbaren Ressourcen und Energien auf ihre zentrale Geschäftstätigkeit konzentrieren.
Im sich schnell wandelnden IT-Bereich bietet Outsourcing außerdem die Möglichkeit, Fachwissen ins Unternehmen zu holen. Ob neue Technologien, Datenschutz, Viren oder Hackerangriffe – ein externer IT Dienstleister steckt deutlich tiefer in der Materie als eine Firma, deren Kernkompetenz in einem ganz anderen Fachgebiet liegt.
Gute Gründe, IT Services in Anspruch zu nehmen
Bevor eine Entscheidung für oder gegen das Auslagern der IT getroffen wird, gilt es, ausführlich zu analysieren, ob das Outsourcing für das Unternehmen wirklich sinnvoll ist. Eine gute Basis hierfür bildet eine Wirtschaftlichkeitsprüfung, mit der sich frühzeitig ermitteln lässt, ob die Inanspruchnahme externer IT-Dienstleistungen der Firma eher nutzen oder schaden würde.
Gute Gründe für das Outsourcen der IT gibt es einige. Zum einen erfordern IT-Aufgaben wie Planung und Beschaffung, Integration und Betrieb, Patch- und Lizenzmanagement oder Pflege und Wartung einen hohen finanziellen und zeitlichen Aufwand, der sich durch Abgabe an einen IT Service reduzieren ließe. Zum anderen müssten sich die Unternehmen nicht mehr mit veralteter Hardware und in die Jahre gekommenen IT-Systemen herumschlagen.
Wichtig bei der Planung des Outsourcings ist, dass die eigenen Schlüsseltechnologien und -kompetenzen nicht ausgelagert werden. Anderenfalls könnte das Unternehmen in eine Abhängigkeit geraten, die bei wirtschaftlichen oder qualitativen Problemen des Dienstleisters auch zur Schieflage in der eigenen Firma führen könnte.
So finden Sie einen guten IT Service
Der Erfolg des IT Outsourcings steht und fällt mit der Auswahl eines geeigneten Dienstleisters. Um diesen zu finden, gilt es, verschiedene Aspekte unter die Lupe zu nehmen. Stellen Sie sich Fragen wie:
- Kann der Outsourcing-Anbieter die geforderte Compliance erfüllen?
- Lassen sich Kundenanforderungen in die Standardprozesse des IT-Dienstleisters integrieren?
- Bietet der IT-Service eine agile Arbeitsweise?
- Sind alle Rahmenbedingungen und Prozessschritte klar definier- und formulierbar?
Ein erster Schritt bei der Suche nach einem externen IT Dienstleister ist die Recherche über unterschiedliche Informationsquellen. Das deutschlandweite Internetagenturranking des Bundesverbandes für Digitale Wirtschaft (BVDW) kann dabei ebenso hilfreich sein wie die jährliche Studie der Lünendonk GmbH. Während sich das BVDW-Ranking vor allem mit Firmen befasst, die Websites und Web-Anwendungen entwickeln, fokussiert sich die Lünendonk-Studie auf vorwiegend hardware-technische IT-Unternehmen.
Darüber hinaus bietet sich die Möglichkeit, Angebote über Ausschreibungen einzuholen oder selbst gezielt regionale Anbieter anzuschreiben. Letztere punkten damit, dass sie vor Ort besuchbar sind und keine zusätzlichen Reise- oder Anfahrtskosten anfallen. Zudem gewährleistet die örtliche Nähe schnellere Reaktionszeiten und erleichtert die allgemeine Kommunikation.
Ein Anhaltspunkt für die Verlässlichkeit externer IT Dienstleister sind ausgewiesene Technologie-Partnerschaften oder gängige Zertifikate wie die ISO-Norm 27001 für Datensicherheit.
Kommt es zum Vertrag, ist es empfehlenswert, alle rechtlich relevanten Eckpunkte im Service Level Agreement (SLA) festzuhalten. Hierzu zählen in erster Linie Haftungsfragen, Konditionen und Kündigungsfristen. Zudem sollte im Voraus geklärt werden, was nach Vertragsende mit Kundendaten und Rechten geschieht. Auf diese Weise lassen sich mögliche juristische Probleme und Risiken frühzeitig auf ein Minimum reduzieren.
Woran Sie beim IT-Outsourcing denken sollten
Nicht nur Großkonzerne müssen sich mit der globalen Digitalisierung auseinandersetzen. Auch die IT-Abteilungen kleiner und mittelständischer Unternehmen stehen angesichts der zunehmenden Komplexität der Betriebs-IT immer größeren Herausforderungen gegenüber. Oft scheitert es bereits daran, die EDV auf dem aktuellsten Stand zu halten. Einen umfassenden Service zu leisten, sind viele IT-Abteilungen schon nicht mehr in der Lage.
IT-Outsourcing kann nicht nur diese Probleme lösen, sondern gibt Ihnen auch die Möglichkeit, Ihre IT-Qualität signifikant zu erhöhen, Ihre Kosten langfristig zu senken und Ihr Unternehmen zielführend auf die digitale Transformation von Wirtschaft und Gesellschaft vorzubereiten. Damit das funktioniert, sollten Sie nichts dem Zufall überlassen, sondern genau überlegen, in welchem Ausmaß Sie vom Einsatz externer IT-Serviceleistungen und Managed Services profitieren können und welche Anforderungen Sie an einen externen Partner stellen wollen.
Die wichtigsten Punkte, die Sie beim Auslagern von IT-Servicetätigkeiten im Blick haben sollten, haben wir für Sie in unserer Checkliste zusammengefasst. Damit geben wir Ihnen eine erste Hilfestellung an die Hand, die wir gern durch eine persönliche Beratung ergänzen.
IT Outsourcen? Am besten mit Neininger
Sie planen, Ihre IT oder einen Teil davon auszulagern? Dann haben Sie in der Neininger GmbH den richtigen Ansprechpartner gefunden. Als IT-Outsourcing-Spezialist stellen wir Ihnen weitreichende Services zur Verfügung, die sich von Netzwerken und Rechenzentren über den Cloudservice und den Support für Endanwender bis hin zu Kontaktcentern erstrecken.
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Sie möchten mehr zum Thema Outsourcing erfahren oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung und lassen Sie sich von uns beraten. Gern informieren wir Sie eingehender über unsere Möglichkeiten und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein maßgeschneidertes Outsourcing-Konzept, das den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens voll und ganz gerecht wird.
