Projekt Meetings, Team Besprechungen, eine kurze Hilfestellung vom Kollegen oder der Kollegin gegenüber oder im Büro nebenan oder auch nur ein kurzer Austausch von Informationen. All diese täglichen Abläufe erfolgen in der Regel im normalen Arbeitsalltag in Form von persönlichen Gesprächen.
Die aktuelle Situation erschwert dies ungemein, um trotzdem noch ein gewisses Maß an sozialer Interaktion mit den Kollegen zu ermöglichen, greifen aktuell viele Unternehmen auf Videokonferenz Tools zurück, um Meetings zumindest in dieser Form weiterhin ermöglichen zu können. Diese Tools schießen aktuell wie die sprichwörtlichen Pilze aus dem Boden, meist handelt es sich um Anbieter aus Amerika, hier stellt sich sofort wieder die Frage nach dem Datenschutz. Darf ich diese Software überhaupt installieren und wo werden Dokumente abgelegt, die eventuell während des Meetings geteilt werden?
Ein Tool, das sich besonderer Beliebtheit erfreut ist aktuell Microsoft Teams. Wer nicht nur ein Tool benötigt, mit dem ab und zu mal eine Videokonferenz gehalten werden kann, sondern nach etwas sucht, dass die generelle Zusammenarbeit mit den Kollegen im Büro oder im Home-Office erleichtert, für den ist Teams das richtige Werkzeug.
Teams ist der Nachfolger von Skype for Business, welches in naher Zukunft abgeschaltet wird. Neben den altbekannten Funktionen wie Videotelefonie und Chats hat Teams aber deutlich mehr zu bieten. Teams bildet eine Schnittstelle für alle weiteren Produkte aus dem Office 365 Bereich. So können beispielsweise Excel Dokumente direkt in ein Team eingebunden und von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet oder Aufgaben mit Microsoft Planner verteilt werden. Auch die Erstellung und Auswertung von Umfragen ist mit Microsoft Forms kein Problem, egal ob die Umfrage mit Personen innerhalb oder außerhalb der Organisation erfolgen soll, die Auswertung kann dabei direkt in Teams erfolgen.
Neben der Kommunikation mit Mitgliedern aus derselben Organisation bzw. demselben Unternehmen bietet Teams die Möglichkeit Externe Personen über ihre E-Mail-Adresse in Teams und Chats hinzuzufügen. Dabei können sowohl geschäftliche als auch private Adressen verwendet werden*.
Alle Daten die in Teams abgelegt oder erstellt werden, werden auf der zugehörigen SharePoint Seite abgespeichert. Jedes Mal, wenn ein neues Team erstellt wird, entsteht eine neue SharePoint Website. So kann auf die Ressourcen jederzeit über Teams und SharePoint zugegriffen werden.
Im Bereich Sicherheit hält sich Microsoft an die geltenden Regelungen der DSGVO und diversen anderen Richtlinien. Alle in der EU produzierten Daten werden auch in Rechenzentren in der EU gespeichert, in der Regel handelt es sich hierbei um das nächstgelegene Rechenzentrum (hier beispielsweise Frankfurt). Alle in SharePoint gespeicherten Daten werden mit einem SharePoint Mechanismus verschlüsselt.
Teams ist in vollem Umfang Bestandteil aller kommerziellen Office 365 Pläne. Außerdem gibt es, auch für Unternehmen, die Möglichkeit Teams komplett kostenlos zu nutzen, hier gibt es allerdings einige Einschränkungen. Es gibt beispielsweise keinen Zugriff auf SharePoint, es können keine Besprechungen geplant oder aufgezeichnet werden, und viele zusätzliche Microsoft 365-Dienste wie beispielsweise Planner stehen nicht zur Verfügung. Ebenfalls nicht gegeben ist eine garantierte Verfügbarkeit des Services.
Für weitere Infos zu Teams können Sie gerne einen Termin für ein Webinar oder einen Telefontermin zum Thema mit uns vereinbaren.
*Funktionalität ist nicht für alle Heimanwender E-Mail Accounts gegeben
