Geschäftliche Kommunikation ist ein allgegenwärtiges Thema. Mit der Kommunikation steht und fällt der Unternehmenserfolg. Genau wie in der regulären IT gibt es inzwischen auch bei der Telefonie die Unterscheidung, ob man auf eine On-Premise- oder auf eine Cloud-Lösung setzen möchte.
Aber was heißt Cloud und was heißt On-Premise?
Bei einer Cloud-Telefonie kommt als zentrale Stelle eine sogenannte Cloud PBX zum Einsatz. VoIP Cloud PBX (PBX=Private Branch Exchange = Telefonanlage) bedeutet bei unseren Telefonie-Lösungen, dass die Telefonanlagen unserer Kunden in unseren Rechenzentren (Verbund von Servern) laufen, welches Geo-Redundant gegen Ausfälle abgesichert ist. Der User greift entweder über eine Software oder über eine webbasierte Anwendung (Internet-Browser) auf die Telefonsoftware zu und kann „von überall aus“ mit seiner geschäftlichen Telefonnummer telefonieren. Somit ist die Cloud-Telefonanlage ortsunabhängig!
On-Premise hingegen bedeutet genau das Gegenteil. Die Telefonanlage steht im Unternehmen und ist damit lokal gebunden. Somit ist die Anlage ortsgebunden!
Kommunikation früher und heute:
Früher: Man nahm den Telefonhörer in die Hand, hat die Nummer gewählt und telefonierte. Wenn ein Unternehmen mal nicht erreichbar war, gab es vielleicht einen Anrufbeantworter, wo man wenigstens eine Nachricht hinterlassen konnte. Aber dieser musste auch aktiv abgehört werden.
Heute: Die Kommunikation erfolgt heute über verschiedenste Kanäle. Das heißt es nimmt auch die Komplexität der Kommunikation zu. Hierzu zählen auch Themen wie Videokonferenzen oder allgemein das Thema Homeoffice. Die dauernde Erreichbarkeit ist oberstes Ziel, es dürfen keine Anrufe verloren gehen, denn dadurch könnten eventuelle Aufträge nicht zustande kommen.
Kommen wir nun zu den Unterschieden der Telefonanlagen-Lösungen: Cloud vs. On-Premise:
Die Flexibilität und Skalierbarkeit ist ein großer Vorteil der Cloud-PBX. Die aktuelle Lage, in der wir uns befinden zeigt deutlich auf, dass wir in unserem Handeln flexibler werden müssen. Die Entscheidung, ob wir aus dem Home-Office oder im Geschäft arbeiten wollen oder können, ist für die Cloud Telefonanlage vollkommen egal. Sie wollen Montag im Home-Office bleiben, weil ein Kind erkrankt ist und Sie zuhause bleiben müssen, dann melden Sie sich einfach in der softwarebasierten oder webbasierten Telefonlösung aus der Cloud mit Ihren Zugangsdaten an. Niemand muss eine Weiterleitung einstellen von Ihrer Geschäftsnummer auf Ihre private Rufnummer o.ä.
Eine weitere Technologie namens FMC (Fixed Mobile Convergence), welche bei einigen Cloud Telefonanlage enthalten ist, verspricht ein noch komfortableres Handling der Telefonie. Sie verbindet das Smartphone als native Nebenstelle in Ihrer Cloud Telefonanlage. Somit sind Sie auch darüber auf Ihrer geschäftlichen Festnetznummer erreichbar und können, auch bei ausgehenden Telefonaten, die geschäftliche Festnetznummer anzeigen lassen (One-Number-Concept).
Durch die einfache Skalierbarkeit kann von heute auf morgen eine zusätzliche Rufnummer für einen weiteren Mitarbeiter bis hin zu einem kompletten zusätzlichen Unternehmens-Standort in die Cloud Telefonanlage hinzugebucht werden. Das Telefonieren innerhalb des Unternehmens - auch standortübergreifend - ist bei der Cloud Telefonanlage kostenlos. Sie können Ihre Kollegen im anderen Standort mit der Nebenstellennummer direkt erreichen, ohne die lange Festnetznummer eingeben zu müssen.
Bei On-Premise Telefonanlagen ist ein professionelles Telefonieren aus dem Home-Office nicht oder nur sehr umständlich möglich, es müsste eine Weiterleitung auf die private Rufnummer der Mitarbeiter händisch in der Telefonanlage im Unternehmen programmiert werden. Des Weiteren müsste der Mitarbeiter mit seiner angezeigten privaten Rufnummer die ausgehenden geschäftlichen Telefonate führen, da stellt sich die allgegenwärtige Frage nach dem Datenschutz und die Übernahme der dann entstehenden Kosten. Wenn Sie mehrere Unternehmensstandorte haben, braucht jeder Standort eine Telefonanlage. Die verschiedenen Telefonanlagen können z.B. über ein VPN verbunden werden, oder es gibt nur eine Telefonanlage im Hauptstandort des Unternehmens und der entfernte Unternehmensstandort greift über ein VPN-Tunnel darauf zu. Dies kann nur mit erhöhtem technischem Aufwand erreicht werden, welcher auch wieder administrativer Verwaltungsaufwand bedeutet. Wenn ein technisches Problem am Unternehmenshauptstandort besteht, sind automatisch auch alle anderen Standorte betroffen. Des Weiteren ist dieser Aufbau der Telefonie bei mehreren Standorten immer abhängig von dem restlichen Netzwerk-Traffic. Wird hier nicht alles genau eingestellt und fortlaufend gewartet, ist die gesamte Telefonie aller Standorte DOWN!
Die Wartung von Cloud-Telefonanlagen, auch Unternehmensstandort übergreifend, kann per Fernwartung mit wenigen Klicks erledigt werden und spart somit administrativen Aufwand und Kosten ein.
Bei On-Premise Telefonanlagen ist ein vor Ort Termin des zuständigen Technikers notwendig und das pro Unternehmensstandort.
Ein kleines Beispiel aus der aktuellen Erfahrung:
Gehen wir von einem Unwetter aus, das Regenwasser läuft in das Unternehmen oder der Blitz schlägt ein, dann sind jegliche Einstellungen und die On-Premise Telefonanlage an sich defekt. Eine mögliche Reparatur ist abhängig von der Lieferfähigkeit der Ersatzteile und des damit verbundenen Technikertermins.
Eine Cloud Telefonanlage kann redundant abgesichert werden und erzielt somit eine höhere Ausfallsicherheit als eine On-Premise Telefonanlage. Die Ersatzteilfrage stellt sich hier erst gar nicht.
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